Theo đó, UBND huyện yêu cầu UBND xã, thị trấn thuộc diện phải sắp xếp đơn vị hành chính cấp xã giai đoạn 2023-2025 cần thực hiện tốt một số nội dung đối với lĩnh vực tư pháp hộ tịch, cụ thể như sau:
Về việc áp dụng pháp luật liên quan khi thực hiện thay đổi địa giới và tên gọi của ĐVHC cấp xã thực hiện sắp xếp: Theo quy định tại khoản 2, Điều 155 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật thì: Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ở đơn vị hành chính nào thì có hiệu lực trong phạm vi đơn vị hành chính đó và phải được quy định cụ thể ngay trong văn bản đó; Trường hợp có sự thay đổi về địa giới hành chính thì hiệu lực về không gian và đối tượng áp dụng của văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương được xác định như sau: Trường hợp một đơn vị hành chính được chia thành nhiều đơn vị hành chính mới cùng cấp thì văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân của đơn vị hành chính được chia vẫn có hiệu lực đối với đơn vị hành chính mới cho đến khi Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân của đơn vị hành chính mới ban hành văn bản quy phạm pháp luật thay thế; Trường hợp nhiều đơn vị hành chính được nhập thành một đơn vị hành chính mới cùng cấp thì văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân của đơn vị hành chính được nhập vẫn có hiệu lực đối với đơn vị hành chính đó cho đến khi Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân của đơn vị hành chính mới ban hành văn bản quy phạm pháp luật thay thế; Trường hợp một phần địa phận và dân cư của đơn vị hành chính được điều chỉnh về một đơn vị hành chính khác thì văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân của đơn vị hành chính được mở rộng có hiệu lực đối với phần địa phận và bộ phận dân cư được điều chỉnh."
Bên cạnh đó, UBND huyện cũng hướng dẫn tháo gỡ các vướng mắc trong lĩnh vực hộ tịch, đăng ký biện pháp bảo đảm khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính cấp xã.
Đối với lĩnh vực hộ tịch: Trường hợp một hoặc nhiều đơn vị hành chính cấp xã sáp nhập vào một đơn vị hành chính cấp xã khác: Các đơn vị được sáp nhập cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch đang sử dụng; thống kê, sắp xếp và bàn giao toàn bộ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch cho đơn vị sáp nhập để lưu trữ; Việc đăng ký hộ tịch, bao gồm cả đăng ký mới sẽ tiếp tục sử dụng Sổ hộ tịch hiện có của đơn vị sáp nhập, không thay đổi số thứ tự đăng ký; Trường hợp sáp nhập hai hoặc nhiều đơn vị hành chính cấp xã để thành lập một đơn vị hành chính cấp xã mới: Các đơn vị được sáp nhập cần thực hiện khóa Sổ hộ tịch đang sử dụng; thống kê, sắp xếp và chuyển giao toàn bộ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch để lưu trữ tại đơn vị mới. Việc đăng ký hộ tịch tại đơn vị mới sẽ mở Sổ hộ tịch mới, quyển số 01, ghi số thứ tự đăng ký từ số 0; Trường hợp tách toàn bộ diện tích và nhân khẩu của một đơn vị hành chính cấp xã ra làm nhiều phần và sáp nhập vào các đơn vị hành chính cấp xã khác nhau: Đơn vị được tách thực hiện khóa Sổ hộ tịch đang sử dụng; thống kê, sắp xếp toàn bộ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch để bàn giao, lưu trữ tại đơn vị sáp nhập có phần lớn diện tích, nhân khẩu nhập vào. Đơn vị sáp nhập nhận bàn giao bản gốc Sổ hộ tịch có trách nhiệm sao 01 bản cho các đơn vị sáp nhập khác lưu trữ để làm căn cứ cấp Trích lục hộ tịch bản sao từ Sổ hộ tịch đăng ký tại đơn vị được tách trước đây và giải quyết các công việc hộ tịch khác khi người dân có yêu cầu;Việc bàn giao Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được lập Biên bản bàn giao, có Danh mục thống kê chi tiết để lưu trữ tại cơ quan nhận bàn giao và báo cáo cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp để quản lý, tổng hợp và công khai thông tin để người dân biết, liên hệ với cơ quan quản lý sổ hộ tịch để thực hiện yêu cầu đăng ký hộ tịch phù hợp.
Về việc xác minh tình trạng hôn nhân: Trường hợp nhận được văn bản đề nghị xác minh tình trạng hôn nhân của người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã từng đăng ký thường trú tại đơn vị cấp xã đã được sắp xếp, thì đơn vị nhận bàn giao Sổ hộ tịch có trách nhiệm trả lời việc xác minh tình trạng hôn nhân cho người dân đã từng đăng ký thường trú tại địa bàn.
Đối với lĩnh vực đăng ký biện pháp bảo đảm:Theo quy định tại Nghị định số 99 năm 2022 của Chính phủ về đăng ký biện pháp bảo đảm, trường hợp sắp xếp lại các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã dẫn đến thay đổi thông tin về tài sản bảo đảm, về địa chỉ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản bảo đảm (bên bảo đảm) thì việc đăng ký biện pháp bảo đảm thực hiện như sau: Trường hợp thay đổi thông tin về số hiệu tờ bản đồ, số hiệu thửa đất, địa chỉ thửa đất đối với tài sản bảo đảm là quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất không phù hợp với thông tin trên Giấy chứng nhận: Theo đó người yêu cầu đăng ký có thể nộp đồng thời hồ sơ đăng ký biện pháp bảo đảm với hồ sơ đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất hoặc thực hiện đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất trước khi đăng ký biện pháp bảo đảm; Trường hợp biện pháp bảo đảm đã đăng ký mà có sự thay đổi thông tin về địa chỉ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất (bên bảo đảm): Theo đó Văn phòng đăng ký đất đai không yêu cầu thực hiện việc đăng ký thay đổi hoặc không yêu cầu thực hiện xóa đăng ký mà chỉ thực hiện việc xác nhận thay đổi trên Giấy chứng nhận hoặc cấp đổi Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật về đất đai. Trường hợp Giấy chứng nhận được cấp đổi, cấp sang Giấy chứng nhận mới thì Văn phòng đăng ký đất đai ghi lại nội dung đăng ký biện pháp bảo đảm vào Giấy chứng nhận mới được cấp.
